PROJEKTŲ ĮGYVENDINIMO STEBĖSENA IR MOKĖJIMAI PROJEKTO VYKDYTOJUI
Projekto vykdytojas administruojančiajai institucijai teikia veiklos ataskaitas (nuoroda). (Dokumentą excel formatu pildyti nėra privaloma. Pagrindinė informacija yra teikiama per INVESTIS sistemą).
Pirmąją veiklos ataskaitą projekto vykdytojas administruojančiajai institucijai turi pateikti ne vėliau kaip per 10 darbo dienų nuo projekto sutarties pasirašymo dienos.
Kitas veiklos ataskaitas projekto vykdytojas administruojančiajai institucijai teikia ne vėliau kaip po 70 darbo dienų nuo ankstesnės veiklos ataskaitos pateikimo dienos, jei administruojančioji institucija, atsižvelgdama į projekto specifiką, projekto sutartyje nenustato kitaip.
Už veiklos ataskaitos tikrinimą, išlaidų pagrindimo dokumentų tikrinimą ir tinkamų finansuoti išlaidų nustatymą atsakinga administruojančioji institucija.
Administruojančioji institucija, tikrindama veiklos ataskaitą, tikrina projekto veiklų pažangos pagrindimo dokumentus, projekto išlaidas ir rezultato, už kurio pasiekimą taikomas tam tikras supaprastintai apmokamų išlaidų dydis, pasiekimo įrodymo pirminius dokumentus.
Administruojančioji institucija per 20 darbo dienų (jei kartu su veiklos ataskaita prašoma išmokėti avansą, – per 10 darbo dienų) nuo veiklos ataskaitos gavimo dienos patikrina ir patvirtina veiklos ataskaitą ir apie tai informuoja projekto vykdytoją.
Jeigu administruojančioji institucija, patikrinusi pateiktą veiklos ataskaitą, nustato, kad ji užpildyta netinkamai ir (ar) nepridėti reikalingi dokumentai, apie tai informuoja projekto vykdytoją ir nurodo terminą, per kurį turi būti pateikta patikslinta veiklos ataskaita ir (ar) pateikti reikalingi dokumentai. Šis terminas neturi būti trumpesnis kaip 3 darbo dienos ir ilgesnis kaip 5 darbo dienos, jeigu administruojančioji institucija ir projekto vykdytojas bendru sutarimu nenusprendžia kitaip. Jeigu kartu su veiklos ataskaita deklaruojamos išlaidos ir administruojančioji institucija negali įvertinti išlaidų tinkamumo finansuoti dėl pateiktos ne visos informacijos, administruojančioji institucija patvirtina tik tinkamų finansuoti išlaidų dalį.
Taisyklėse nurodytas terminas, t.y. minimas 20 d.d., netaikomas, kai administruojančioji institucija veiklos ataskaitos tikrinimo metu nustato, kad reikia keisti projekto sutartį, atlikti projekto patikrą vietoje, turi gauti kitų institucijų ar ekspertų išvadas dėl projekto įgyvendinimo metu sukurtų produktų ir (ar) pasiektų rezultatų kokybės patvirtinimo, arba kai kartu su veiklos ataskaita vertinti pateikiami pirkimo sutarčių pakeitimo dokumentai, kurie susiję su deklaruojamomis išlaidomis. Tokiais atvejais veiklos ataskaitos tikrinimo ir tvirtinimo terminas stabdomas reikalingiems veiksmams atlikti. Jei kartu su veiklos ataskaita deklaruojamos išlaidos, administruojančioji institucija šiame punkte nurodytais atvejais mokėjimų duomenis rengia, tvirtina ir perduoda juos į Valstybės biudžeto, apskaitos ir mokėjimų sistemą (toliau – VBAMS) ne vėliau kaip per 45 darbo dienas nuo veiklos ataskaitos gavimo dienos.
Taisyklėse nurodyti terminai netaikomi, kai administruojančioji institucija galutinės veiklos ataskaitos tikrinimo metu įtarusi, kad yra projekto sutarties pažeidimų. Tokiu atveju administruojančioji institucija privalo informuoti projekto vykdytoją apie pateiktos veiklos ataskaitos tikrinimo termino pratęsimą ir mokėjimo duomenis rengia, tvirtina ir perduoda juos į VBAMS ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo sprendimo dėl pažeidimo priėmimo arba nuo lėšų išmokėjimo atnaujinimo dienos.
Administruojančiajai institucijai patvirtinus veiklos ataskaitą, kurioje deklaruojamos išlaidos, ir VBAMS pateikus mokėjimo duomenis, reikalingus išlaidoms apmokėti, apie tai informuojamas projekto vykdytojas. Pranešime projekto vykdytojui nurodoma tinkamomis finansuoti išlaidomis pripažinta išlaidų suma, tinkamomis finansuoti išlaidomis nepripažinta išlaidų suma, administruojančiosios institucijos sprendimo dėl tinkamomis finansuoti išlaidomis nepripažintų išlaidų apskundimo tvarka ir kita aktuali informacija, susijusi su veiklos ataskaitos tvirtinimu ar išlaidų projekto vykdytojui apmokėjimu.
Mokymų medžiagą, kaip pildyti veiklos ataskaitą ir ją teikti per DMS, galite rasti šioje nuorodoje -> https://2021.esinvesticijos.lt/mokymu-medziaga/veiklos-ataskaitos-pildymas-ir-teikimas-dms
Atsiskaitymo už patirtas išlaidas tvarka
Administruojančioji institucija, įvertinusi projekto specifiką, gali nustatyti sąrašą išlaidų pagrindimo dokumentų, kuriuos projekto vykdytojas turi pateikti su veiklos ataskaita, jei deklaruojamos išlaidos.
Projekto vykdytojas kartu su veiklos ataskaita, kurioje deklaruojamos išlaidos, teikia šiuos išlaidų pagrindimo dokumentus:
- kai išlaidos apmokamos pagal faktinį jų patyrimą, – išlaidų pagrindimo dokumentų kopijas;
- kai išlaidos apmokamos supaprastintai:
- neteikia jokių dokumentų, jei išlaidos apmokamos pagal fiksuotąją normą;
- teikia dokumentus, kuriais įrodomas tam tikras pasiektas rezultatas, už kurio pasiekimą taikomas nustatytas fiksuotasis įkainis;
- teikia dokumentus, kuriais įrodomas numatytų fiksuotosios sumos sąlygų įvykdymas;
- teikia dokumentus, kuriais įrodomas su išlaidomis nesiejamo projekto finansavimo numatytų tarpinių rezultatų ir sąlygų įvykdymo pasiekimas.
Projekto vykdytojas projekto įgyvendinimo metu privalo užtikrinti tinkamą projekto finansinės apskaitos atskyrimą nuo bendros projekto vykdytojo finansinės apskaitos. Su projektu susiję finansinės apskaitos įrašai turi būti lengvai atskiriami nuo kitų projekto vykdytojo operacijų arba kitų projekto vykdytojo vykdomų projektų operacijų. Šis reikalavimas taikomas ir projekto partneriams, išskyrus, kai partneris yra užsienio subjektas. Projekto operacijų apskaitai tvarkyti rekomenduojama naudoti atskiras sąskaitų plano subsąskaitas arba kitaip jas atskirti, pavyzdžiui, nurodant požymius. Šiame punkte nurodyti reikalavimai netaikomi supaprastintai apmokamoms išlaidoms.
Jei projektui finansuoti numatoma išmokėti avansą, prieš sudarant projekto sutartį, projekto vykdytojas ir partneris turi turėti kredito įstaigoje specialiai tam projektui arba JP projektui atidarytą sąskaitą. Kai projekto vykdytojas arba partneris yra biudžetinė įstaiga, ji gali vienoje kredito įstaigos sąskaitoje laikyti keliems projektams, finansuojamiems pagal Taisykles, skiriamas finansavimo lėšas, užtikrindama atskirų projektų arba JP projektų lėšų apskaitos atskyrimą.
Avanso mokėjimo sąlygos
Projekto sutartyje gali būti numatytas avansas projektams finansuoti.
Didžiausia galima projekto vykdytojui išmokėta ir neįvertinta avanso suma – 30 procentų projektui įgyvendinti skirtos projekto finansavimo lėšų sumos.
Išmokamo avanso dydį pagal projekto vykdytojo užpildytą veiklos ataskaitos avanso mokėjimo prašymo dalį administruojančioji institucija nustato įvertinusi, ar nėra rizikos, kad avansas gali būti neįskaitytas laiku (pavyzdžiui, įvertinusi projekto veiklų vykdymo laikotarpį, įvykdytus pirkimus (jei vykdomi), planuojamas patirti išlaidas per artimiausius 6 mėnesius ir pan.). Jei įvertinusi minėtą informaciją administruojančioji institucija nustato, kad avanso poreikis yra didesnis nei 30 procentų projektui įgyvendinti skirtos projekto finansavimo lėšų sumos, toks avansas gali būti išmokamas, tačiau avanso dalis, kuri viršija 30 procentų, turi būti įskaitoma ne vėliau kaip per 60 darbo dienų.
Jeigu per 120 darbo dienų nuo avanso gavimo dienos projekto vykdytojas nepradeda vykdyti projekto veiklų, avansu išmokėtos lėšos turi būti susigrąžinamos.
Jeigu tikrindama veiklos ataskaitą administruojančioji institucija nustato, kad vykdant projekto veiklas neužtikrinamas efektyvus avanso panaudojimas, ji įvertina avanso poreikio sumažėjimą ir avansu išmokėtų lėšų suma ar jos dalimi sumažina pagal patvirtintą veiklos ataskaitą mokėtiną sumą arba inicijuoja avansu išmokėtų projekto finansavimo lėšų arba jų dalies susigrąžinimą.
Projekto išlaidų apmokėjimas
Projekto vykdytojui apmokamos administruojančiosios institucijos nustatytos tinkamomis finansuoti pripažintos išlaidos, apskaičiuotos pagal projekto finansuojamąją dalį.
Projektui skirtos finansavimo lėšos pervedamos į projekto sutartyje nurodytą projekto sąskaitą.
Jeigu pasikeičia projekto sutartyje nurodytos projekto sąskaitos duomenys, projekto vykdytojas privalo ne vėliau kaip kitą darbo dieną nuo duomenų pasikeitimo dienos apie tai pranešti administruojančiajai institucijai. Jeigu projekto vykdytojas neįvykdo šios pareigos arba projekto sąskaitos duomenys pasikeičia po to, kai administruojančioji institucija patvirtina veiklos ataskaitą, ir projekto finansavimo lėšos pervedamos į ankstesnę projekto sąskaitą, toks projekto finansavimo lėšų pervedimas laikomas tinkamu ir visa atsakomybė dėl projekto finansavimo lėšų pervedimo tenka projekto vykdytojui.
Atlikus mokėjimus, administruojančioji institucija apie tai informuoja projekto vykdytoją.
Galutinės veiklos ataskaitos teikimas
Įvykdęs visas projekto veiklas, projekto vykdytojas iki projekto sutartyje nurodyto termino, kuris negali būti ankstesnis kaip 20 darbo dienų po projekto veiklų vykdymo pabaigos, administruojančiajai institucijai turi pateikti nustatytos formos veiklos ataskaitą su užpildyta galutinės projekto įgyvendinimo informacijos dalimi.
Jei projekto vykdytojui buvo išmokėtas avansas, projekto vykdytojas galutinėje veiklos ataskaitoje privalo administruojančiajai institucijai pateikti informaciją apie palūkanas, sukauptas projekto sąskaitoje, kuri nurodyta projekto sutartyje, arba apie tai, kad palūkanos nebuvo skaičiuojamos. Projekto sąskaitoje sukauptos palūkanos turi būti grąžinamos.
Visa informacija paruošta pagal Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės (nuoroda). Taisyklėse rasite visą detalę ir tikslią informaciją.